COVID-19 de vida: Administración pública en la nueva normalidad

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Palacio de los López, sede principal del Poder Ejecutivo de Paraguay, ubicado en el microcentro de Asunción. (Presidencia de la República)
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La nueva normalidad tiene un concepto base que es la distancia y el aislamiento social. En torno a ello, hay una serie de escenarios para su implementación, que en el ámbito laboral pasan por la migración a través de plataformas digitales, la entrega o el servicio a domicilio, la visita marcada con cita previa, y las actividades, producción, y servicios presenciales con medidas sanitarias de bioseguridad. Cada rubro debe reinventarse y el Estado no es la excepción.

En la administración pública, que en este contexto refiere a todos los servidores públicos que trabajamos en organismos y entidades del Estado, hemos adoptado el teletrabajo[1] [2], entendida como; “Trabajo en relación de dependencia, que consiste en el desempeño de actividades o trabajos realizados a distancia en forma total o parcial, mediante el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en virtud a una relación de trabajo que permita su ejecución a distancia, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo”.

En términos resumidos, “el trabajo a distancia (incluido el trabajo a domicilio) efectuado con auxilio de medios de telecomunicación y/o de una computadora” [3].

¿Cómo está siendo la experiencia?

A dos meses de desarrollo, encuentro que el éxito en la implementación se basa en la combinación de tres elementos:
1. Herramientas técnicas;
2. Consistencia con la prestación o servicio que realiza la institución o programa;
3. Capital Humano, la capacidad de adaptación y compromiso del equipo.

Las instancias públicas han puesto las herramientas para dar el salto, incluso, con ventajas en términos de trazabilidad, seguridad y confiabilidad bajo un esquema proclive para la generación de pistas de auditoria. Por citar, en el caso del Ministerio de Hacienda, se ha habilitado el acceso externo al correo institucional, así como a los sistemas integrados de gestión financiera correspondientes.

Se ha extendido el uso de la firma digital, certificando la autorización de carácter personal, y cortando con la dependencia del papel; y se ha brindado la facilidad de disponibilidad de equipos informáticos a quienes lo requieren. A esto, se ha incorporado el acceso a la Plataforma TEAMS de Microsoft, proveída por MITIC, la cual formaliza un escritorio virtual, fundamentado en un equipo registrado (usuario seguro), con opciones de teleconferencia, calendario, y una nube para la administración de documentos, entre otras muchas funcionalidades, que facilitan la asignación, seguimiento y monitoreo de actividades.

Todo esto, con una serie de instruccionales, planillas y formularios para su puesta en vigencia.

Respecto al segundo elemento, existe todo un continuo de instituciones y programas, cuyos misionales, prestaciones y/o servicios, sean parcial o totalmente compatibles con el teletrabajo.

En el caso de BECAL, la naturaleza del programa nos ha jugado a favor, en el sentido en que venimos muy entrenados en esta modalidad, en tanto que proveemos un servicio a un beneficiario que se encuentra en el exterior, y el cual, en la práctica, sabemos, pasa por nuestra oficina únicamente en dos ocasiones. Primero al momento de firma del contrato y para la entrega de copia certificada del título de estudios obtenido en el exterior.

Dicho sea de paso, ambas pueden ser sustituidas por mecanismos virtuales, sin perder la trazabilidad del proceso. En la misma línea, los procesos de convocatoria, postulación, evaluación, selección, seguimiento en el exterior, y al retorno, son módulos, mejorables, pero de momento satisfactorios, del Sistema de Postulación a Instrumentos (SPI) del CONACYT, plataforma que utiliza el programa desde su inicio en el 2015.

ampliación becal

Ejecutamos conforme a un Proyecto Aprobado, bajo los lineamientos de acción de un Comité de Coordinación Estratégica –mixto- conformada por las máximas autoridades y equipos técnicos del Ministerio de Hacienda, Ministerio de Educación y Ciencias, Conacyt y STP, y, por ocho miembros de instancias no públicas.

A nivel operativo y de back office, nos regimos por un Reglamento Operativo, planificación anual con un calendario al 2023, organigrama y fluxograma de coordinaciones (Coordinación General, Asesoría Legal, Planificación y Relaciones internacional e interinstitucionales, Secretaria General y Mesa de Entrada, Gestión de Becas, Gestión de Información, Administración y Finanzas, Retorno, y Comunicación), vinculadas a dos canales de gestión.

Por una parte, a las fuentes de financiación FEEI y BID, y por otra, a los procesos y sistemas operativos para el desembolso de beneficios, ligados a la Dirección Administrativa del Ministerio de Hacienda, la AFD y el BNF.

Por supuesto, las rendiciones a las auditorías internas y del Poder Ejecutivo, CGR y externas, y de acceso a la información ciudadana. Todas estas acciones son realizables de forma remota, con actividades presenciales puntuales.

Por último, capital humano, el equipo, que debe tener esa combinación de confianza, compromiso y disciplina, como conjunto y entre sus integrantes, para asimilar un nuevo paradigma que implica cambiar el concepto de que, únicamente la presencialidad equivale a trabajo y cumplimiento, por una métrica fundada en resultados, y, traducirlo en la responsabilidad de tener la tarea hecha en tiempo y forma.

Un equipo es una construcción, no evidente, absolutamente determinante para el éxito, o fracaso, en este tipo de desafío.

Expuesto el escenario, y, partiendo de que el teletrabajo es un componente de la “nueva normalidad, ¿qué oportunidades y desafíos presenta para la modernización de la administración pública?

Antes que nada, separar de cualquier referencia a un proceso de Reforma del Estado.

Por modernización de la administración entendemos la puesta de sistemas, incorporación de tecnologías para la simplificación de procesos, mejora en la accesibilidad y calidad de la atención a la ciudadanía, con énfasis en la transparencia, bajo una orientación a resultados, estimulando el uso eficiente de los RRHH, financieros y tecnológicos, consonante a una cultura de evaluación.

Todo de esto, de forma agregada entre organismos y entidades del Estado, dará lugar a sinergias que nos permitirán, por ejemplo, hacer realidad el anhelo de que el Estado no solicite al ciudadano cualquier información con la que ya cuenta, a partir de la inteligencia de bases de datos y coordinación entre instituciones.

Es una oportunidad, también un desafío, para la revisión de asignaciones a alquiler de oficina, servicios de limpieza, mantenimiento, conectividad, seguridad, entre otros gastos fijos.

Tal vez, reemplazarlos, con un enfoque más dinámico y ligero, a través de espacios de CO-WORKING, en base a reserva, para las actividades presenciales que se requieran. Puede incluso, facilitar simbiosis, por ejemplo, el integrar espacios comunes, por citar, entre BECAL, la Agenda Digital y ProCiencia.

El mayor reto es la metamorfosis cultural. Hay múltiples incentivos y beneficios, de calidad de vida, que pasan por reemplazar horas de traslado físico por un mejor descanso, sumado al estrés del tráfico, dando mayor disponibilidad de tiempo, y la posibilidad de compartir la también nueva realidad de una “educación en casa” a nuestros hijos, donde nuestro rol como padres también debemos resetearlo.

Pero también múltiples desafíos, iniciando por el líder o jefe de equipo, quien debe saber transmitir la nueva realidad, con una revisión de roles y responsabilidades, de verticalidad y transversalidad.  En todo el equipo, una disciplina de confianza, de brindar y recibir las herramientas, y responder con el resultado esperado, medible.

¿Qué más?

Por definición, desaparece el concepto de ausentismo laboral, el cual es reemplazado por su antítesis, que también requiere el cuidado en el manejo de unos horarios de trabajo, y la aceptación de que el teletrabajo no implica una disponibilidad de 24 horas.

De igual forma, bajo esta modalidad será más fácil identificar a los llamados “planilleros”, porque el uso de TICs genera registro, que, en este caso, pasaría por el respaldo de un trabajo en base a resultados.

En términos financieros, revisar la ecuación que implicaba acceder (a quienes corresponda) a unas remuneraciones, incluso extraordinarias y adicionales de presencialidad, por ahorros en transporte, alimentación, o incluso, según afecte, por servicio doméstico, guardería, y/o cuidado de adultos.

En términos de espacio, la adecuación para ubicar un escritorio de trabajo en el hogar, con la distancia y privacidad para garantizar la concentración requerida.

No estamos inventando nada, y tampoco es para todos. Existe un continuo de instituciones y programas, cuyos misionales, prestaciones y/o servicios, sean parcial o totalmente compatibles con el teletrabajo. Habrá otras donde esta modalidad simplemente no aplica.

Sigamos sumando ideas para profundizar este proceso, porque hay elementos de la “nueva normalidad” que vienen para quedarse, y que, además, pueden presentar oportunidades.

 Referencias

[1] Ley N° 6524/2020 “Que declara Estado de Emergencia en todo el Territorio de la República del Paraguay ante la Pandemia declarada por la Organización Mundial de la Salud a Causa del Covid-19 o Coronavirus y se establecen medidas administrativas, fiscales y financieras”.

[2] Resolución N°181/2020, QUE MODIFICA PARCIALMENTE, Y AMPLIA LA RESOLUCION N° 146/2020 “POR LA CUAL SE APRUEBA EL PROTOCOLO DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PREVENTIVAS ANTE EL RIESGO DE EXPANSIÓN DEL CORONAVIRUS (COVID-19) EN LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL ESTADO” CON LA APROBACIÓN DEL PROTOCOLO DE APLICACIÓN DE LA MODALIDAD DEL TELETRABAJO EN EL SECTOR PÚBLICO.

[3] Precisa como referencia: Tesauro OIT, 6.ª edición, Ginebra, 2008.

 

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